Mide antes de cambiar nada
Sin una referencia previa, cualquier mejora es una impresión. No necesitas un estudio: basta con observar la tarea durante un periodo corto y anotar qué pasa. Elige un periodo representativo, no la semana más tranquila.
Una cifra repetida en conversación («tardamos una hora») no es una medición. Una anotación de cada ejecución, aunque sea en una hoja de cálculo, sí lo es.
Cuenta el trabajo completo
Medir sólo la velocidad de la herramienta deja fuera lo que más pesa. Esta tabla es una propuesta de campos; adapta los que apliquen a tu caso.
En pantallas pequeñas, desplaza la tabla horizontalmente o usa las flechas del teclado para ver todas las columnas.
| Medida | Cómo tomarla | Error frecuente |
|---|---|---|
| Tiempo de preparación | Cronometrar varias ejecuciones reales | Usar el mejor caso como si fuera el habitual |
| Tiempo de revisión | Medir lo que tarda la persona que aprueba | No contarlo porque «es rápido» |
| Correcciones | Contar propuestas que hubo que cambiar y por qué | Ignorar las correcciones menores |
| Incidencias | Anotar entradas que no se pudieron procesar | Contarlas sólo cuando causan un problema visible |
| Mantenimiento | Horas dedicadas a ajustar o atender cambios | Suponer que será cero tras la entrega |
| Costes | Herramientas, consumo de servicios y supervisión | Mezclar construcción y uso mensual |
Desconocido no es cero
Si todavía no has medido el tiempo de revisión, ponlo como «pendiente». Si lo dejas en blanco o en cero, cualquier comparación saldrá favorable por razones equivocadas. Lo mismo ocurre con los costes: un servicio de pago por uso no es gratuito porque este mes no hayas visto la factura.
Compara casos comparables
Compara un mes de cierre con otro mes de cierre, o archivos de tamaño parecido. Si el volumen cambia mucho, registra el volumen junto a cada medida. Y evita atribuir a la herramienta cambios que se deben a otra causa, como una temporada distinta o un proveedor nuevo.
Con una muestra pequeña, usa los números como orientación y no como promesa. No extrapoles un buen ejemplo a todo el año.
Qué decisiones puede sostener la medición
Al final del piloto, la medición debería permitir una de tres decisiones: ampliar (se cumplieron los criterios acordados y la revisión es razonable), ajustar (funciona en parte y se sabe qué cambiar) o parar (el esfuerzo de revisar y mantener supera lo que aporta). Parar a tiempo también es un resultado válido.
Acuerda esos criterios antes de empezar, como se explica en la guía del primer proceso con IA.
Qué no prometer
Esta guía no calcula un ahorro ni asegura rentabilidad. Si alguien te da una cifra de ahorro antes de ver tus datos, pide la muestra y el método con los que la obtuvo. En DigitalFutureIA no publicamos resultados de clientes que no tenemos ni ahorros genéricos: la comparación se hace con tu proceso.
¿Cuánto tiempo hay que medir?
Lo suficiente para cubrir un periodo representativo de tu actividad y varias ejecuciones. Si hay picos estacionales, anótalos aparte.
¿Puedo medir si ya automaticé algo sin datos previos?
Puedes empezar a medir ahora el proceso actual y reconstruir la referencia con una muestra de trabajo manual, indicando claramente que es una reconstrucción.